Phím tắt để trở về ô hiện hành trong Excel

Đôi khi bạn phải làm việc với những bảng tính lớn, trải rộng quá tầm màn hình. Có nhiều cách để điều hướng trong bảng tính lớn, nhưng trường hợp kéo thanh cuộn đi quá đà khiến mất dấu ô hiện hành là rất hay gặp.

Tuy rằng bạn có thể vẫn nhớ hướng và kéo thanh cuộn để trở về ô hiện hành, thế nhưng thường thì đây là cách thiếu hiệu quả nhất.

Cách trên chỉ hiệu quả đối với trường hợp bạn đang làm việc với bảng tính nhỏ, hoặc với trường hợp bạn mới chỉ dịch chuyển một chút. Có một cách khác để trở về ô hiện hành, áp dụng khi bạn vẫn nhớ địa chỉ ô, đó là nhấn tổ hợp phím Ctrl + G sau đó nhập địa chỉ ô rồi click OK (hoặc nhấn Enter).

Trong đa số trường hợp, bạn sẽ không nhớ địa chỉ ô, tuy nhiên điều đó không quá quan trọng bởi lẽ vẫn có phím tắt để trở về ô hiện hành từ bất cứ đâu trong cùng bảng tính, đó là tổ hợp Ctrl + Backspace.

Lưu ý, nếu bạn sử dụng phím tắt trên mà không thấy màn hình di chuyển, điều đó có nghĩa là ô hiện hành vẫn nằm trong tầm quan sát. Ngoài ra, mỗi sheet có một ô hiện hành riêng, nên bạn không thể dùng phím tắt để nhảy đến ô hiện hành của sheet khác.

Quản Trị Mạng

Hướng dẫn dụng Sparklines trong Excel 2010

Hãy bắt đầu với một trang bảng tính hết sức thông thường – trong ví dụ bên dưới, chúng tôi đã sử dụng một mẫu báo cáo bán hàng từ Excel 2010 nhưng bạn cũng có thể sử dụng với bất cứ trang bảng tính nào của Excel có dữ liệu số.

Chọn các cell mà bạn muốn sparkline xuất hiện. Đặt nó vào cạnh bảng để dễ quan sát.

Kích menu Insert từ ribbon, sau đó chọn “column” bên dưới nhóm Sparklines.

Chọn và nhập vào dải cell sẽ là nguồn dữ liệu cho biểu đồ.

Các biểu đồ sẽ xuất hiện ở phía cạnh bảng.

Nhìn thoáng qua bạn có thể thấy xu hướng bán hàng tăng trưởng hay đi xuống. Cho ví dụ, những cell được khoanh tròn đang trong xu hướng tăng trưởng.

Sử dụng đúng Sparklines, việc phân tích dữ liệu sẽ nhanh hơn và định hướng hơn và chắc chắn bạn cũng sẽ có một khung nhìn đơn giản hơn khi quan sát các thông tin và đưa ra quyết định.

Tổng Hợp

Sử dụng định dạng điều kiện để định dạng hàng chẵn, lẻ

Một số người dùng thích thay đổi màu của một hàng nào đó để trang bảng tính của họ trở nên dễ đọc hơn, đặc biệt khi có nhiều dữ liệu. Tuy nhiên đôi khi những hạn chế có thể làm cho vấn đề trở nên phức tạp hoặc ngay từ đầu bạn có thể nghĩ như vậy. Ví dụ, bạn có thể nghĩ rằng việc thay đổi màu cho các hàng lẻ hoặc các hàng chẵn là nhiệm vụ khó khăn hơn việc thay đổi màu các hàng còn lại, tuy nhiên bạn đã sai. Bằng cách sử dụng định dạng điều kiện, việc định dạng các hàng chẵn hoặc lẻ trở thành một nhiệm vụ đơn giản:

Để định dạng chỉ các hàng chẵn, sử dụng công thức điều kiện =EVEN(ROW())=ROW().

Để định dạng chỉ các hàng lẻ, sử dụng công thức sau = ODD(ROW())=ROW().

Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể cho các bạn qua một ví dụ mẫu:

Chọn các hàng mà bạn muốn định dạng. Để chọn toàn bộ trang bảng tính, kích Sheet Selector (ô xám màu giao cắt giữa hàng và các tiêu đề cột).

Kích tab Home.

Kích Conditional Formatting trong nhóm Styles và chọn New Rule.

Từ danh sách Select A Rule Type, chọn Use A Formula To Determine Which Cells To Format.

Trong trường Format Values Where This Formula Is True, nhập vào =EVEN(ROW())=ROW().

Kích Format.

Chỉ định định dạng có sẵn. Cho ví dụ, để thay đổi thành màu đỏ cho tất cả các hàng chẵn, kích tabFill và kích Red, sau đó kích OK hai lần.

Lưu ý rằng lúc này tất cả các hàng chẵn đều có màu đỏ. Để thay đổi màu cho các hàng lẻ, bạn có thể lặp lại các bước ở trên. Trong bước 4, nhập vào công thức = ODD(ROW())=ROW(). Trong bước 6, chọn màu mà bạn thích, chẳng hạn là màu xanh như trong ví dụ của chúng tôi. Các bạn cần lưu ý, kỹ thuật này không chỉ cho việc thay đổi màu mà nó còn dùng cho định dạng nói chung.

Quản Trị Mạng

Tính tổng giá trị danh sách đã lọc trong Excel

Bộ lọc là tính năng rất hữu ích và dễ sử dụng trong Microsoft Excel. Với bộ lọc, bạn có thể nhanh chóng giới hạn dữ liệu chỉ hiển thị những thông tin cần thiết. Tuy nhiên, làm thế nào để tính tổng giá trị danh sách đã lọc? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi trên.

Hình dưới thể hiện một danh sách đã được lọc. Các bạn có thể nhìn cột thứ tự bên trái và nhận ra nhiều hàng không được hiển thị do không thỏa mãn bộ lọc.

Hình tiếp theo cho các bạn thấy kết quả khi chúng ta thử tính tổng giá trị bằng hàm SUM().

Nhìn thoáng qua cũng dễ dàng nhận thấy kết quả không đúng: giá trị tổng quá lớn, tại sao vậy? Đó là vì hàm SUM() tính tổng tất cả giá trị từ D14 đến D64 chứ không chỉ tính tổng các giá trị đã lọc. Không có cách nào để cho hàm SUM() biết rằng chúng ta muốn loại trừ những giá trị không thỏa mãn bộ lọc.

Giải pháp cho vấn đề này lại hết sức đơn giản. Bạn chỉ cần click AutoSum, Excel sẽ tự động gọi hàm SUBTOTAL() thay vì hàm SUM(). Hàm này sẽ xem xét toàn bộ danh sách từ D6 đến D82 nhưng chỉ tính tổng giá trị thỏa mãn bộ lọc.

Về hàm SUBTOTAL()

Hàm SUBTOTAL() sẽ xem xét toàn bộ danh sách giá trị trong cột D và chỉ tính toán những giá trị thỏa mãn bộ lọc. Các bạn có thể nhìn vào hình trên và đoán rằng đó là nhờ ta khai báo đối số 9. Tuy nhiên, đối số này cho Excel biết chúng ta muốn tính TỔNG các giá trị tham chiếu. Bảng sau liệt kê các đối số được chấp nhận:

Tính cả giá trị ẩn Bỏ qua giá trị ẩn Hàm

1 101 AVERAGE()

2 102 COUNT()

3 103 COUNTA()

4 104 MAX()

5 105 MIN()

6 106 PRODUCT()

7 107 STDEV()

8 108 STDEVP()

9 109 SUM()

10 110 VAR()

11 111 VARP()

Sau khi xem bảng trên có lẽ các bạn đang băn khoăn sự khác nhau giữa 9 và 109. Khi ta dùng đối số 9, hàm SUBTOTAL() sẽ tính tổng cả các giá trị đã bị ẩn. Còn khi ta dùng đối số 109, hàm SUBTOTAL() sẽ bỏ qua các giá trị đã bị ẩn. Chúng ta cần phân biệt rõ giá trị bị ẩn và giá trị bị loại do không thỏa mãn bộ lọc. Việc ẩn đi một hàng nào đó có thể thực hiện bằng cách click chuột phải vào thứ tự hàng sau đó chọn Hide. Điều này khác hoàn toàn với những hàng không được hiển thị do không thỏa mãn bộ lọc.

Sưu Tầm

Mẹo thao tác trên Excel 2007 và 2010

Trích xuất nội dung thành dạng ảnh

Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, tải lên mạng hoặc chia sẻ qua email? Hãy dùng chuột quét khối vùng cần trích xuất, sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK, sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.

Cập nhật số liệu thủ công

Theo mặc định, khi bạn muốn thay đổi một số liệu nào đó trong bảng tính thì các số liệu có liên quan cũng sẽ tự động thay đổi theo.

Đây là một tính năng rất hữu ích của Excel giúp cho bảng tính luôn được cập nhật. Nhưng đối với những bảng tính “khổng lồ” với hàng ngàn số liệu, việc cập nhật ngay khi vừa nhập liệu sẽ tốn nhiều thời gian, trong khi bạn vẫn còn phải nhập thêm hàng loạt số liệu khác.

Để tắt tính năng tự động cập nhật, bạn hãy vào Tab Formulas, sau đó click vào calculation options>manual. Về sau, khi bạn thay đổi xong các số liệu cần thiết thì chỉ việc nhấn F9 để Excel muốn cập nhật lại các số liệu có liên quan.

Tùy biến Quick Access Toolbar

Cũng giống như Microsoft Word, Excel cung cấp cho người dùng một menu nhanh chứa các lệnh mà bạn thường dùng nhất gọi là Quick Access Toolbar. Theo mặc định, menu này sẽ chỉ chứa nút lưu, hoàn tác, lặp lại thao tác… Bạn có thể tùy biến nó, đặt thêm nhiều công cụ thường dùng vào menu này để đẩy nhanh tốc độ làm việc.

Để làm được điều này, trên Excel 2007 bạn hãy nhấp vào nút Office, chọn Excel Options>Customize. Trên Office 2010, chọn file>Options> Quick Accesss Toolbar. Sau đó chọn những công cụ thường dùng chứa bên cột trái và nhấn “add”, sau đó click “Ok” để hoàn tất.

Thay đổi cách thức nhập liệu

Khi bạn nhập số liệu vào bảng tính, theo mặc định khi nhấn phím Enter thì con trỏ chuột sẽ nhảy xuống ô kế tiếp trong cột.

Nếu bạn muốn nhập liệu theo hàng ngang, tức là muốn khi nhấn Enter con trỏ chuột sẽ nhảy sang ô kế bên trái hoặc phải, hãy thay đổi lại bằng cách nhấp vào nút Office, chọn Excel Options hoặc (với Excel 2010 thì chọn File>Options), sau đó nhấp vào advanced và đánh dấu kiểm vào “After pressing enter move selection”, trong menu đổ xuống, bạn hãy chọn hướng di chuyển của con trỏ chuột mà mình muốn.

Nén hình ảnh

Các hình ảnh hoặc các yếu tố đồ họa sẽ làm tăng đáng kể dung lượng tập tin tài liệu, gây khó khăn khi bạn muốn chia sẻ trực tuyến. Vì vậy bạn cần nén nó lại bằng cách click vào hình cần nén, trên thanh công cụ bạn chọn Compress Pictures, sau đó nhấn vào option trong hộp thoại Compression Settings để chọn các mục đích nén như: nén để in, nén để xem qua máy chiếu hoặc web, nén để chia sẻ qua mail… Sau cùng bạn hãy nhấp Ok để hoàn tất.

Tạo mẫu tự động điền số liệu

Tự động điền (autofill) là chức năng tự nhập theo quy luật, giúp bạn nhập liệu nhanh hơn chỉ với thao tác kéo thả. Nhập hai giá trị đầu tiên trong hàng và cột để thiết lập một “quy luật”, sau đó nhấp vào rìa phải của ô đầu tiên để xuất hiện dấu “+”, sau đó kéo thả chuột để tự động điền số vào các ô kế tiếp.

Bạn có thể thêm các danh sách riêng bằng cách vào File/options (trong Excel 2010) hoặc nhấp vào nút Office, chọn Excel Options>Popular>Edit custome list. Tại đây bạn có thể thêm các danh sách theo dạng tuần tự như: xuân, hạ, thu, đông hoặc các dãy số theo quy luật nào đó.

Hiện/ ẩn các phím tắt

Đây là một chức năng thú vị ít được biết đến trong Excel 2007 và 2010. Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay trên thanh công cụ và tương ứng với từng công cụ đó. Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấn Alt + phím tắt tương ứng. Điều này giúp bạn không cần phải nhớ các tổ hợp phím mà vẫn có thể dùng chúng để tăng tốc độ làm việc của mình.

Sưu Tầm

4 thủ thuật trong Excel 2007 "Tuyệt hay"

Việc tiếp cận với Excel 2007 là một chủ đề khá mới mẽ, với sự nâng cấp phiên bản chắc chắn sẽ có nhiều điều thú vị, nhiều điểm mạnh trong bộ Office 2007, vì thế chúng ta dần dần khám phá những điều thú vị này, trong bài này tôi giới thiệu 4 tuyệt chiêu trong Excel 2007

1/ Tùy chỉnh Quick Acess Toolbar (với các ứng dụng khác trong bộ Office 2007 cũng làm tương tự): Quick Acess Toolbar là một thanh công cụ nhỏ ở bên cạnh Office Button, thanh công cụ này rất hữu dụng nhưng ít ai dùng tới nó vì quá nhỏ, ít công cụ lại quá xa vùng soạn thảo. Thủ thuật này sẽ làm cho nó hữu dụng hơn.

- Đầu tiên bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh Quick Access Toolbar rồi chọn More Commands.

- Trong cửa sổ Excel Options mới xuất hiện, tại combo box Choose Comand from bạn chọn All Command để thấy toàn bộ các nút lệnh

chọn một cái vừa ý ở khung bên trái rồi bấm nút Add để bổ sung thêm vào Quick Access Toolbar. Còn để xóa bớt một nút tại Quick Access Toolbar thì bạn chọn tại khung bên phải rồi bấm nút Remove. Sau khi làm xong bạn bấm OK là sẽ được một thanh công cụ với đầy đủ các chức năng cần thiết sẵn sàng để sử dụng.

- Tuy nhiên, để nó được gần vùng soạn thảo hơn thì bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh Quick Access Toolbar rồi chọn Show below the Ribbon. Và bạn sẽ có một thanh công cụ y hệt trong các phiên bản Office trước.

2/ Làm một dòng (cột) luôn xuất hiện trên các dòng (cột) khác: giả sử trong danh sách bạn tạo một dòng đề mục có nội dung là Số thứ tự, Tên hàng, Mã hàng… và lần lượt nhập nội dung vào các cột tương ứng. Nếu danh sách này quá dài và khi bạn kéo xuống dòng 10, 11… thì dòng đề mục sẽ biến mất và mỗi khi bạn cần tra cứu dòng đề mục này lại phải kéo danh sách lên rất tốn thời gian. Thủ thuật này sẽ giúp bạn.

- Bạn bấm chọn toàn bộ dòng hoặc cột cần được luôn xuất hiện rồi chuyển qua Ribbon View, bạn bấm vào nút Freeze Panes và chọn một trong các mục:

+ Freeze Panes: làm cho dòng, cột bạn chọn luôn xuất hiện dù bạn kéo bản tính đến đâu, với lựa chọn này bạn cần phải chọn chính xác dòng hoặc cột.

+ Freeze Top Row: làm cho dòng cao nhất trong bản tính luôn xuất hiện

+ Freeze Firtst Column: làm cho cột đầu tiên trong bản tính luôn xuất hiện

3/ In cả đường kẻ trong bảng tính Excel: thông thường, khi bạn in một bảo tính Excel ra giấy thì chỉ thấy các giá trị có trong ô mà không hề thấy đường kẻ đâu cả, muốn thấy đường kẻ bạn buộc phải chọn màu cho nó. Nếu muốn mặc định luôn in ra đường kẻ thì bạn làm theo cách sau:

- Chuyển qua Ribbon Page Layout và vào bấm vào nút Page Setup Dialog Box Launcher (nút mũi tên rất nhỏ bên phải chữ Page Setup).

- Trong cửa sổ Page Setup hiện ra bạn chuyển qua thẻ Sheet, tại mục Print bạn đánh dấu chọn vào Gridlines rồi bấm OK.

- Cũng có một cách đơn giản hơn, đó là tại thẻ Page Layout, tại phần Gridlines của mục Sheet Options bạn đánh dấu chọn chữ tại Print.

4/ Lưu bảng tính thành file PDF: để làm được việc này, bạn chỉ cần tải thêm một add-in hỗ trợ tại đây (934 KB). Sau khi tải về và cài đặt, khi bạn lưu lại một bảng tính, tại mục Save as type sẽ có thêm định dạng PDF.

Cách thêm ảnh vào Header hoặc Footer của văn bản Excel

Phần Header và Footer trong Excel được sử dụng để hiển thị các hình ảnh hoặc dòng chữ lặp lại ở cuối hoặc đầu mỗi trang của văn bản. Bạn có thể thêm ảnh vào phần này (logo của công ty hoặc những bức ảnh liên quan).

Bạn có thể sử dụng chúng cho toàn văn bản, hoặc thay đổi ảnh tùy từng trang.

1. Chọn Header and Footer trong phần View. Thanh công cụ Header and Footer sẽ xuất hiện trên màn hình. Phần Header và Footer của văn bản cũng sẽ xuất hiện.

2. Dưới thẻ Header/Footer kích vào Custom Footer rồi chọn phần phía bên trái

3. Để thêm ảnh, hãy kích vào biểu tượng Picture (biểu tượng thứ 2 từ bên phải sang) và chọn bức ảnh bạn muốn thêm.

4. Bạn có thể thêm thông tin về ảnh tùy ý, kích Ok để hoàn tất.

Sưu Tầm

Cách tạo và sử dụng bảng 3 chiều (3-D) trong Excel 2010

Đối với hầu hết mọi người nghĩ rằng một spreadsheet như là một đối tượng hai chiều(2-D), bởi vì có hàng và cột, nhưng spreadsheet cũng có thể được tạo ra có một chiều thứ ba hay còn gọi là 3 chiều (3-D) trong hàm truy vấn Excel bằng cách sử dụng tab, như thế này:

Trong bài này, một tab có thể phục vụ như là một chiều thứ ba. Hãy nghĩ sheet của bạn như là một khối lập phương chứa các số thay vì chỉ là một mảng 2-chiều.

Để cụ thể hơn giúp minh họa điều này, bạn hãy nghĩ xem một tòa nhà có ba tầng, mỗi tầng có một mảng 4 × 4 của người thuê nhà. Và mỗi phòng là có một người trong đó có đại diện là tên của họ.Với một spreadsheet, Tất cả các tầng sẽ được đại diện 2-chiều của một bản đồ tầng, tầng đầu tiên sẽ như thế này:

Tầng thứ hai như thế này:

… Và các tầng thứ ba như thế này:

Mỗi tầng là một tab riêng biệt trong một worksheet. Để làm cho nó rõ ràng hơn, bạn có thể thay đổi tên của các tab từ Sheet1, Sheet2 và Sheet3 đến First, Second và Third, như thế này:

Bây giờ để sử dụng sheet 3-chiều mà bạn đã tạo, bạn cần phải nghĩ là mỗi người sống trong không gian 3-chiều, với một địa chỉ. Ví dụ, một người tên là Rena sống trên tầng thứ ba, trong ô B2, vì vậy địa chỉ của cô ta sẽ là ThirdB2, hay trong spreadsheet Third!B2 (dấu chấm than kí hiệu địa chỉ giữa các tab).

Vì vậy, để sử dụng như một sheet bạn có thể thêm vào một cái gì đó hữu ích cho sheet , giống như câu hỏi “Ai sống trong phòng X trên tầng Yth?” Vì vậy mà người quản lý căn hộ có thể tìm ra dễ dàng trong trường hợp này, chỉ cần gõ vào địa chỉ và tên tầng vào. Trong bảng, nó sẽ giống như thế này:

Các ô với các vòng tròn đại diện, là nơi một người sử dụng của sheet sẽ gõ số phòng đầu tiên , chẳng hạn như d4, sau đó là tầng, và sau đó là sheet sẽ cho câu trả lời, như thế này:

Jill sống trong phòng d4 trên tầng First(đầu tiên), mà bạn có thể nhìn thấy bằng cách nhìn vào tab tầng First ở trên. Tất nhiên, để làm cho sheet cung cấp cho bạn câu trả lời như đã thấy ở trên, bạn phải sử dụng một số hàm Excel, trong trường hợp này, trước tiên bạn sẽ cần phải xây dựng địa chỉ bằng cách ghép tên tầng với ô địa chỉ bằng cách làm này:

Ở đây, bởi vì tên tầng này là của ô K10 , và địa chỉ ô (phòng) là I10, chúng ta có thể làm cho các địa chỉ bằng cách ghép chúng lại với nhau bằng cách sử dụng “&” và thêm một dấu than “!” giữa chúng và nó sẽ như hình:

Trong ô K16, mà chúng ta đã chọn một cách ngẫu nhiên để giữ kết quả của việc ghép nối. Tiếp theo, trong ô trả lời, (nơi mà hiển thị Jill ở trên), bạn gõ = INDIRECT (K16) để làm cho nội dung của ô K16 được hiểu như là một địa chỉ ô chứ không phải là văn bản đơn giản, kết quả là câu trả lời chúng ta sẽ tìm kiếm, Jill.

Xã Hội Thông Tin 

Hướng dẫn tạo biểu đồ trong Excel 2007 hoặc 2010

Biểu đồ là cách trình diễn số liệu rất hiệu quả trong các chương trình tính toán hoặc thống kê, đặc biệt là Microsoft Excel.

Trong bài hướng dẫn dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày những thao tác cơ bản để tạo biểu đồ từ bảng dữ liệu trong phiên bản Excel 2007 hoặc 2010.

Trước tiên, chúng ta cần 1 bản thống kê dữ liệu tính theo % như hình dưới:

Chọn những phần thông tin nào cần liệt kê trong biểu đồ, bạn có thể chọn từng thành phần riêng biệt, nhưng hãy nhớ là không được chọn phần tổng. Sau đó, nhấn nút Insert > Pie, tại đây chúng ta sẽ có lựa chọn riêng biệt giữa biểu đồ dạng 2D và 3D:

Ngay sau đó, biểu đồ sẽ hiển thị trên văn bản. Việc cần làm tiếp theo là thay đổi hoặc tùy chỉnh 1 số thiết lập để tăng thêm tính hiệu quả. Các bạn chọn biểu đồ vừa tạo và nhấn Chart Tools, bao gồm 3 mục chínhDesign, Layout, và Format:

Các chức năng tương ứng trong phần Chart Tools:

Tùy vào từng bảng dữ liệu và ý muốn trình diễn, các bạn hãy chọn thiết lập sao cho vừa ý. Tất nhiên, trong những lần thực hành đầu tiên thì kết quả sẽ chưa được như mong muốn. Dưới đây là hình mẫu bài thử nghiệm của chúng ta:

Chúc các bạn thành công!

Sưu Tầm

Tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel

1. Xác nhận giá trị đầu vào

Việc sử dụng tính năng Data Validation trong Excel có thể loại bỏ dữ liệu không phù hợp khi người dùng nhập vào. Nghĩa là bạn sẽ chỉ rõ các điều kiện mà một giá trị phải đáp ứng, và khi đó Excel sẽ bác bỏ giá trị không đáp ứng điều kiện đưa ra và thông báo lỗi nhập liệu.

Để xác nhận dữ liệu nhập vào, từ giao diện cửa sổ MS Excel 2007/2010 bạn duyệt đến thẻ Data, nhấn vào biểu tượng Data Validation và chọn Data Validation (Với phiên bản Excel 2003 thì chọn Validation từ danh mục Data), tại cửa sổ hiện ra, bạn click vào thẻ Settings, trong khung Validation criteria hãy chọnDecimal cho mục Allow, between cho mục Data và nhập giá trị Minimum và Maximum phía dưới và nhấnOK để thừa nhận. Chẳng hạn ở đây chúng tôi nhập giá trị từ 1 đến 1000, khi đó nếu người dùng nhập liệu ngoài vùng dữ liệu này thì lập tức sẽ có thông báo lỗi.

Lưu ý: Bạn phải chọn vùng dữ liệu trên bảng tính trước khi thực hiện việc xác nhận.

Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thông báo điều kiện nhập liệu bằng cách chọn thẻ Input Message rồi nhập tiêu đề và nội dung hiển thị. Để tạo một cảnh báo bằng tiếng việt-cảnh báo này hiện ra ngay sau khi nhập sai dữ liệu (mặc định là tiếng anh), bạn chọn thẻ Error Alert, chọn kiểu hiển thị tại mục Style có thể làStop, Warning hoặc Information, tiếp đến nhập tiêu đề và nội dung cảnh báo.

2. Không nên sử dụng tính năng AutoComplete

AutoComplete trong Excel là tính năng tự động hoàn chỉnh dữ liệu nhập ngay sau khi người dùng nhập giá trị đầu vào phù hợp hay có ký tự gần giống với giá trị hiện có. Và như vậy thì AutoComplete sẽ làm giảm thời gian nhập liệu nhưng nó có thể tăng khả năng nhập liệu sai khi có rất nhiều giá trị giống nhau.

Để vô hiệu hóa tính năng này, bạn nhấn vào nút Office Button và chọn Excel Options, trong Panel bên trái hãy click lên mục Advanced, sau đó bỏ chọn trước dòng chữ Enable AutoComplete For Cell Values vàOK (Đối với Excel 2003 bạn phải chọn Options từ Menu Tools, và chọn thẻ Edit).

3. Sử dụng một danh sách động (Dynamic list)

Thêm hoặc xóa các giá trị sẽ không cập nhật các mục trong một danh sách đã xác nhận nếu chúng ta không sử dụng tính năng tham chiếu trong Excel. Đối với Excel 2007 và 2010, khi chuyển đổi một danh sách đã có thành bảng rồi tạo một list mới liên kết qua bảng này. Khi đó, nếu người dùng thêm hoặc xóa dữ liệu từ bảng thì trong list cũng tự động thay đổi theo.

Khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu trong cột L thì list N sẽ tự động cập nhật theo

Trước hết, bạn chọn vùng dữ liệu trên một cột đơn, sau đó vào thẻ Insert chọn biểu tượng Table từ nhómTables, trong cửa sổ create Table bạn đánh dấu kiểm trước mục My table has headers và nhấn OK. Khi đó toàn bộ dữ liệu này đã chuyển thành bảng. Bây giờ bạn chọn một ô trống bất kỳ rồi vào thẻ Data và nhấn chọn Data Validation như trên, nhưng trong thẻ Settings, đối với mục Allow bạn phải chọn List, click chuột vào ô Soucre và khoanh vùng dữ liệu là bảng đã tạo rồi nhấn OK, list vừa tạo sẽ giống như bạn sử dụng tính năng Filter.

Xã Hội Thông Tin

5 ác mộng đối với Excel và cách khắc phục

Trong bài này chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn một số giải pháp để khắc phục 5 cơn ác một trong Excel2007 và 2010. Chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cách xử lý nhiều workbook một cách hiệu quả, tăng tốc cho các file nặng, lần vết những thay đổi từ nhiều người dùng, tìm tính năng cần thiết trong vô số ribbon và nhập dữ liệu một cách dễ dàng.

1. Mở nhiều Workbook một cách hiệu quả

Trong Excel người dùng sẽ gặp phải hai vấn đề khi làm việc trên ba hoặc nhiều spreadsheet: Gặp phải các cửa sổ quá nhỏ không cung cấp khung làm việc đủ lớn hoặc khó chuyển qua lại giữa các cửa sổ này.

Một loạt cửa sổ để người dùng có thể quan sát đồng thời nhiều file workbook.

Khi khởi chạy Excel, chương trình sẽ mở một cửa sổ trên desktop Windows. Khi người dùng mở hoặc tạo một workbook, thao tác này sẽ mở một cửa sổ bên trong cửa sổ Excel. Bạn có thể tối đa kích thước các cửa sổ bên trong để chúng lấp đầy toàn bộ cửa sổ Excel, hoặc có thể khôi phục để xem đồng thời tất cả.

Trừ khi các worksheet quá nhỏ, bằng không bạn nên để các cửa sổ bên trong được tối đa hóa (thiết lập mặc định) để chúng lấp đầy toàn bộ cửa sổ Excel. Khi đó bạn có thể chuyển đổi giữa các worksheet bằng cách nhấn Ctrl-Tab hoặc theo hướng khác Ctrl-Shift-Tab.

Phương pháp này làm việc tốt nếu bạn chỉ mở hai file – tuy nhiên khi bổ sung thêm nhiều file, bạn cần phải luân chuyển vòng qua chúng, nếu chọn đi sai hướng bạn sẽ tốn thêm thời gian để quay trở lại. Một vấn đề khác với kỹ thuật này là nó không cho phép bạn kiểm tra đồng thời hai workbook.

Thu nhỏ cửa sổ của spreadsheet bằng cách kích biểu tượng Restore thứ hai.

Kích nút Restore của workbook, nút bạn có thể tìm thấy bên dưới nút Restore của Excel ở góc trên bên phải. Bạn có thể đặt lại kích thước và sắp xếp lại các cửa sổ cho phù hợp hơn. Ngoài ra cũng có thể tối thiểu các cửa sổ này khi không muốn sử dụng đến chúng nữa.

Nếu sử dụng hai màn hình, bạn có thể kích nút Restore của Excel để ứng dụng sẽ không được mở rộng tối đa, sau đó kéo góc của cửa sổ Excel để nó lấp đầy cả hai màn hình. Lúc này bạn sẽ có thêm nhiều không gian để sắp xếp các cửa sổ.

Tùy chọn cuối cùng – tốt nhất theo quan điểm của chúng tôi – là download và cài đặt một trong các sản phẩm Office Tab của ExtendOffice. Các add-in của bộ Office này cho phép mở mỗi một file trong một tab riêng ở phía trên cửa sổ ứng dụng.

Office Tab của ExtendOffice cho phép bạn dễ dàng chuyển qua lại giữa các file được mở

2. Các file nặng

Rất nhiều trường hợp một file workbook của Excel nào đó quá nặng đến nỗi chúng ta không thể chịu đựng nổi. Đây là ba nguyên nhân phổ biến và những gì bạn có thể thực hiện để khắc phục các chúng.

Quá nhiều tính toán: Trong các workbook phức tạp, việc thay đổi một số có thể ảnh hưởng đến hàng trăm tính toán có liên quan và Excel sẽ mất rất nhiều thời gian để xử lý công việc này.

Giải pháp ở đây là tắt các tính toán tự động thông qua hộp thoại Options. Kích tab File, sau đó chọnOptions trong panel bên trái. Trong Excel 2007, kích nút Office sau đó kích nút Excel Options ở phía dưới menu sổ xuống.

Khi ở trong hộp thoại Options, chọn Formulas trong phần panel bên trái. Đối với phần Workbook Calculations, chọn Manual.

Chỉ cần nhớ rằng sau khi chọn tùy chọn này, các số tính toán từ công thức sẽ chưa cho kết quả đúng cho tới khi bạn lưu file hoặc nhấn F9.

Quá nhiều định dạng: Một spreadsheet đơn giản sẽ không đẹp mắt, tuy nhiên cũng chỉ nên sử dụng ít việc định dạng cần thiết để làm đẹp nó.

Nếu một spreadsheet quá chậm, bạn có thể thử xóa bỏ việc định dạng

Để phát hiện ra liệu việc định dạng có làm chậm file hay không, bạn hãy copy nó và mở bản copy trong Excel. Chọn toàn bộ worksheet bằng cách nhấn Ctrl-A. Nếu workbook có nhiều worksheet, hãy nhấn phímShift trong khi kích tab cuối cùng ở phía dưới cửa sổ để chọn tất cả các worksheet. Sau đó, trong phầnEditing của ribbon Home, kích mũi tên sổ xuống có biểu tượng xóa (trông giống như hình chiếc tẩy) và chọn Clear Formats. Lưu file.

Nếu file mới này nhanh hơn đáng kể file cũ thì việc gỡ bỏ định dạng là việc cần làm đối với file gốc.

File quá lớn so với những gì cần thiết: Rõ ràng một file lớn bao giờ cũng tỏ ra chập chạm. Mặc dù vậy chúng ta có thể giảm thiểu một số file lớn để chúng có kích thước nhẹ hơn, làm việc nhanh hơn.

Để phát hiện xem liệu file của bạn có gặp phải vấn đề này không, hãy nhấn Ctrl-End, thao tác này sẽ đưa bạn đến ô cuối cùng trong worksheet. Ở đây bạn có thể thấy nó nằm bên dưới và bên phải các ô khác, tuy nhiên Excel chỉ lưu chúng cho tới khi bạn đặt thứ gì vào đó.

Nếu ô mà bạn vừa tìm ở cách xa bên dưới dòng cuối cùng hoặc cách xa bên phải cột cuối cùng cũng có chứa nội dung thì file của bạn đang chứa các overhead không cần thiết.

Giải pháp cho tình huống này là copy các cell được sử dụng thực sự (có nội dung) vào một worksheet mới trong cùng workbook, sau đó xóa worksheet cũ đi.

3. Các tính năng bị thất lạc trong các thành phần Ribbon

Giao diện ribbon xuất hiện trong Office 2007, được cho là sẽ làm cho Excel và các ứng dụng khác trở nên dễ sử dụng hơn. Mặc dù vậy đôi khi người dùng lại rất tốn thời gian trong việc tìm ra chính xác ribbon nào cần thiết đối với mình.

Cài đặt Search Commands, bạn sẽ không bao giờ phải kích qua các ribbon để tìm kiếm tính năng mong muốn.

Search Commands, add-on miễn phí của Microsoft Office Labs, sẽ giải quyết cho bạn vấn đề này. Khi cài đặt add-on, nó sẽ hiện diện ribbon nơi bạn có thể tìm kiếm các lệnh.

4. Lần theo những thay đổi từ nhiều người dùng

Nếu bạn và một đồng nghiệp làm việc trên cùng workbook, bạn sẽ gặp vấn đề. Còn nếu ba hoặc bốn người thực hiện trên cùng một file qua mạng, bạn sẽ gặp một thảm họa lớn.

May mắn thay, mọi thứ bạn cần để theo luồng công việc nằm ngay trong ribbon Review. Ở đây bạn sẽ thấy ba công cụ cần thiết trên ribbon này có thể trợ giúp mình.

Xem các thay đổi: Chắc chắn bạn sẽ muốn xem ai đã thay đổi những gì và thay đổi đó được thực hiện khi nào. Kích vào menu Track Changes và chọn Highlight Changes. Sau đó điền vào trong các tùy chọn. Bạn có thể điều khiển khoảng thời gian bao lâu các thay đổi sẽ được lưu, những thay đổi của ai cần được kiểm tra và quyết định xem liệu chúng có được liệt vào sheet khác hay không. Ngoài ra bạn cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi.

Bảo vệ spreadsheet của bạn trước khi cho phép người khác sử dụng nó.

Bảo vệ tất cả hoặc một phần file: Tùy chọn Protect Sheet và Protect Workbook cho phép bạn kiểm soát ai có thể thay đổi những gì. Kích một trong hai nút này, bạn sẽ có khả năng bảo vệ bằng mật khẩu các khía cạnh khác nhau của file.

Chia sẻ workbook: Tùy chọn Share Workbook cho phép nhiều người dùng có thể thay đổi đồng thời một spreadsheet. Không nên cho rằng tùy chọn này sẽ làm mọi thứ trở nên tồi tệ vì khi có một xung đột xảy ra tại thời điểm bạn lưu file, một hộp thoại sẽ xuất hiện cung cấp hai tùy chọn và cho phép bạn chọn một trong hai tùy chọn đó.

5. Nhập dữ liệu dễ dàng

Spreadsheets không phải là các chương trình cơ sở dữ liệu nhưng tất cả mọi người đều sử dụng chúng như vậy, nhập cột và hàng dữ liệu vào bảng. Tại sao không? Rõ ràng việc thiết lập một bảng đơn giản trong Excel là dễ dàng hơn rất nhiều so với việc tạo một cơ sở dữ liệu thực sự trong chương trình nào đó chẳng hạn như Access.

Đây là lý do tại sao không: Quá trình nhập vào dữ liệu khó khăn hơn rất nhiều khi thực hiện trong Excel. Trong một cơ sở dữ liệu thực sự, người dùng sẽ có form nhập liệu, điều này cho phép chúng ta dễ dàng thực hiện hơn khi thao tác với layout bảng của spreadsheet.

Bước cuối cùng: Bổ sung thêm biểu tượng Form vào Quick Access Toolbar.

Vậy làm thế nào để có được form nhập liệu như vậy trong Excel. Điều này hết sức đơn giản, bạn chỉ cần kích mũi tên hướng xuống ở tận cùng bên phải của Quick Access Toolbar, sau đó chọn More Commands.Trong menu sổ xuống ‘Choose commands from’, chọn Commands Not in the Ribbon. Tìm và chọn Formsau đó kích Add.

Lúc này bạn có thể chọn bất cứ cell nào trong bảng, sau đó kích biểu tượng Form. Một form nhập liệu thực thụ sẽ xuất hiện.

Form nhập liệu giúp đơn giản hóa việc nhập dữ liệu

Quản Trị Mạng

Sử dụng hiệu quả tính năng bảng trong Excel 2010

Ta bắt đầu với một file Excel như sau:

Để chuyển đổi nó sang dạng bảng, bạn chọn vùng dữ liệu, nhấn thẻ Insert và nhấn biểu tượng Table. Một cửa sổ hiện ra để yêu cầu bạn định nghĩa vùng dữ liệu cho bảng:

Bạn chỉ cần nhấn OK vì bạn đã chọn dữ liệu trước đó. Kết quả nhận được như sau:

Đây là định dạng chuẩn mặc định của bảng. Bây giờ khi bạn đã chuyển đổi dữ liệu sang dạng bảng, một thẻ mới Table Tools sẽ xuất hiện ở thanh ribbon:

Một trong những việc đầu tiên bạn có thể làm là thay đổi tự động định dạng của bảng bằng cách nhấn vào một trong những mẫu cho sẵn:

Việc này sẽ giúp bảng tính của bạn trông chuyên nghiệp hơn trong khi bạn chẳng hề tốn công sức. Tiếp theo bạn chú ý đến mũi tên vừa được thêm vào ở hàng đầu tiên của mỗi cột:

Khi nhấn vào một trong số các mũi tên bạn sẽ nhận được một menu xổ xuống tương tự như sau:

Sử dụng những tuỳ chọn này bạn có thể sắp xếp hoặc lọc dữ liệu. Để sắp xếp, chọn một trong số những chức năng sắp xếp sẵn có. Để lọc dữ liệu, bạn gõ dữ liệu cần mong muốn và nhấn phím Enter:

Bạn sẽ nhận được một bảng thu gọn chỉ gồm những dữ liệu bạn cần. Nếu muốn xoá bộ lọc, bạn bấm vào mũi tên lần nữa và chọn Clear Filter from “…”:

Bạn có thể dễ dạng thêm một một mới cho bảng bằng cách gõ tên đề mục ngay ô kế bên của đề mục đã có như sau:

Hoặc cũng có thể thêm vào một hàng ở giữa bảng. Những định đạng trước đó sẽ được áp dụng tự động cho hàng và cột mới. Nếu bạn kéo thanh cuộn xuống phía dưới thì tên hàng đề mục đầu tiên vẫn luôn luôn nổi giúp bạn dễ dàng kiểm soát các dữ liệu được thêm vào sau.

Excel còn cung cấp một phương tiện để dễ dàng loại bỏ những dữ liệu trùng lặp trong bảng. Ở thẻ Table Tools bạn chọn biểu tượng Remove Duplicates:

Một cửa sổ popup hiện ra cho bạn lựa chọn cách sắp xếp các dữ liệu trùng lặp để loại bỏ chúng Khi bạn nhấn nút OK, nó sẽ xoá những ô trùng lặp cho bạn.

Một tính năng hữu ích khác là Total Row. Để sử dụng bạn đánh dấu tick vào hộp Total Row trong vùng Table Style Options:

Excel sẽ tự động thêm một hàng vào vị trí dưới cùng của bảng:

Tất cả các cột có định dạng tiền sẽ được cộng dồn vào. Nhấn vào mỗi ô ở hàng Total bạn sẽ thấy được một số đáng kể những phép tính mà Excel cung cấp sẵn như sau:

Cuối cùng chúng ta sẽ khảo sát một tính năng hay khác của Excel là tự động sinh dữ liệu. Khi bạn thêm một cột mới cho bảng, ví dụ Commission, rồi bạn gõ một công thức vào ô đầu tiên để tính toán:

Ngay lập tức sau khi nhấn phím Enter, công thức này sẽ tự động được áp dụng cho tất cả các ô còn lại trong cột: