Phím tắt để trở về ô hiện hành trong Excel

Đôi khi bạn phải làm việc với những bảng tính lớn, trải rộng quá tầm màn hình. Có nhiều cách để điều hướng trong bảng tính lớn, nhưng trường hợp kéo thanh cuộn đi quá đà khiến mất dấu ô hiện hành là rất hay gặp.

Tuy rằng bạn có thể vẫn nhớ hướng và kéo thanh cuộn để trở về ô hiện hành, thế nhưng thường thì đây là cách thiếu hiệu quả nhất.

Cách trên chỉ hiệu quả đối với trường hợp bạn đang làm việc với bảng tính nhỏ, hoặc với trường hợp bạn mới chỉ dịch chuyển một chút. Có một cách khác để trở về ô hiện hành, áp dụng khi bạn vẫn nhớ địa chỉ ô, đó là nhấn tổ hợp phím Ctrl + G sau đó nhập địa chỉ ô rồi click OK (hoặc nhấn Enter).

Trong đa số trường hợp, bạn sẽ không nhớ địa chỉ ô, tuy nhiên điều đó không quá quan trọng bởi lẽ vẫn có phím tắt để trở về ô hiện hành từ bất cứ đâu trong cùng bảng tính, đó là tổ hợp Ctrl + Backspace.

Lưu ý, nếu bạn sử dụng phím tắt trên mà không thấy màn hình di chuyển, điều đó có nghĩa là ô hiện hành vẫn nằm trong tầm quan sát. Ngoài ra, mỗi sheet có một ô hiện hành riêng, nên bạn không thể dùng phím tắt để nhảy đến ô hiện hành của sheet khác.

Quản Trị Mạng

Hướng dẫn dụng Sparklines trong Excel 2010

Hãy bắt đầu với một trang bảng tính hết sức thông thường – trong ví dụ bên dưới, chúng tôi đã sử dụng một mẫu báo cáo bán hàng từ Excel 2010 nhưng bạn cũng có thể sử dụng với bất cứ trang bảng tính nào của Excel có dữ liệu số.

Chọn các cell mà bạn muốn sparkline xuất hiện. Đặt nó vào cạnh bảng để dễ quan sát.

Kích menu Insert từ ribbon, sau đó chọn “column” bên dưới nhóm Sparklines.

Chọn và nhập vào dải cell sẽ là nguồn dữ liệu cho biểu đồ.

Các biểu đồ sẽ xuất hiện ở phía cạnh bảng.

Nhìn thoáng qua bạn có thể thấy xu hướng bán hàng tăng trưởng hay đi xuống. Cho ví dụ, những cell được khoanh tròn đang trong xu hướng tăng trưởng.

Sử dụng đúng Sparklines, việc phân tích dữ liệu sẽ nhanh hơn và định hướng hơn và chắc chắn bạn cũng sẽ có một khung nhìn đơn giản hơn khi quan sát các thông tin và đưa ra quyết định.

Tổng Hợp

Sử dụng định dạng điều kiện để định dạng hàng chẵn, lẻ

Một số người dùng thích thay đổi màu của một hàng nào đó để trang bảng tính của họ trở nên dễ đọc hơn, đặc biệt khi có nhiều dữ liệu. Tuy nhiên đôi khi những hạn chế có thể làm cho vấn đề trở nên phức tạp hoặc ngay từ đầu bạn có thể nghĩ như vậy. Ví dụ, bạn có thể nghĩ rằng việc thay đổi màu cho các hàng lẻ hoặc các hàng chẵn là nhiệm vụ khó khăn hơn việc thay đổi màu các hàng còn lại, tuy nhiên bạn đã sai. Bằng cách sử dụng định dạng điều kiện, việc định dạng các hàng chẵn hoặc lẻ trở thành một nhiệm vụ đơn giản:

Để định dạng chỉ các hàng chẵn, sử dụng công thức điều kiện =EVEN(ROW())=ROW().

Để định dạng chỉ các hàng lẻ, sử dụng công thức sau = ODD(ROW())=ROW().

Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể cho các bạn qua một ví dụ mẫu:

Chọn các hàng mà bạn muốn định dạng. Để chọn toàn bộ trang bảng tính, kích Sheet Selector (ô xám màu giao cắt giữa hàng và các tiêu đề cột).

Kích tab Home.

Kích Conditional Formatting trong nhóm Styles và chọn New Rule.

Từ danh sách Select A Rule Type, chọn Use A Formula To Determine Which Cells To Format.

Trong trường Format Values Where This Formula Is True, nhập vào =EVEN(ROW())=ROW().

Kích Format.

Chỉ định định dạng có sẵn. Cho ví dụ, để thay đổi thành màu đỏ cho tất cả các hàng chẵn, kích tabFill và kích Red, sau đó kích OK hai lần.

Lưu ý rằng lúc này tất cả các hàng chẵn đều có màu đỏ. Để thay đổi màu cho các hàng lẻ, bạn có thể lặp lại các bước ở trên. Trong bước 4, nhập vào công thức = ODD(ROW())=ROW(). Trong bước 6, chọn màu mà bạn thích, chẳng hạn là màu xanh như trong ví dụ của chúng tôi. Các bạn cần lưu ý, kỹ thuật này không chỉ cho việc thay đổi màu mà nó còn dùng cho định dạng nói chung.

Quản Trị Mạng

Tính tổng giá trị danh sách đã lọc trong Excel

Bộ lọc là tính năng rất hữu ích và dễ sử dụng trong Microsoft Excel. Với bộ lọc, bạn có thể nhanh chóng giới hạn dữ liệu chỉ hiển thị những thông tin cần thiết. Tuy nhiên, làm thế nào để tính tổng giá trị danh sách đã lọc? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi trên.

Hình dưới thể hiện một danh sách đã được lọc. Các bạn có thể nhìn cột thứ tự bên trái và nhận ra nhiều hàng không được hiển thị do không thỏa mãn bộ lọc.

Hình tiếp theo cho các bạn thấy kết quả khi chúng ta thử tính tổng giá trị bằng hàm SUM().

Nhìn thoáng qua cũng dễ dàng nhận thấy kết quả không đúng: giá trị tổng quá lớn, tại sao vậy? Đó là vì hàm SUM() tính tổng tất cả giá trị từ D14 đến D64 chứ không chỉ tính tổng các giá trị đã lọc. Không có cách nào để cho hàm SUM() biết rằng chúng ta muốn loại trừ những giá trị không thỏa mãn bộ lọc.

Giải pháp cho vấn đề này lại hết sức đơn giản. Bạn chỉ cần click AutoSum, Excel sẽ tự động gọi hàm SUBTOTAL() thay vì hàm SUM(). Hàm này sẽ xem xét toàn bộ danh sách từ D6 đến D82 nhưng chỉ tính tổng giá trị thỏa mãn bộ lọc.

Về hàm SUBTOTAL()

Hàm SUBTOTAL() sẽ xem xét toàn bộ danh sách giá trị trong cột D và chỉ tính toán những giá trị thỏa mãn bộ lọc. Các bạn có thể nhìn vào hình trên và đoán rằng đó là nhờ ta khai báo đối số 9. Tuy nhiên, đối số này cho Excel biết chúng ta muốn tính TỔNG các giá trị tham chiếu. Bảng sau liệt kê các đối số được chấp nhận:

Tính cả giá trị ẩn Bỏ qua giá trị ẩn Hàm

1 101 AVERAGE()

2 102 COUNT()

3 103 COUNTA()

4 104 MAX()

5 105 MIN()

6 106 PRODUCT()

7 107 STDEV()

8 108 STDEVP()

9 109 SUM()

10 110 VAR()

11 111 VARP()

Sau khi xem bảng trên có lẽ các bạn đang băn khoăn sự khác nhau giữa 9 và 109. Khi ta dùng đối số 9, hàm SUBTOTAL() sẽ tính tổng cả các giá trị đã bị ẩn. Còn khi ta dùng đối số 109, hàm SUBTOTAL() sẽ bỏ qua các giá trị đã bị ẩn. Chúng ta cần phân biệt rõ giá trị bị ẩn và giá trị bị loại do không thỏa mãn bộ lọc. Việc ẩn đi một hàng nào đó có thể thực hiện bằng cách click chuột phải vào thứ tự hàng sau đó chọn Hide. Điều này khác hoàn toàn với những hàng không được hiển thị do không thỏa mãn bộ lọc.

Sưu Tầm

Mẹo thao tác trên Excel 2007 và 2010

Trích xuất nội dung thành dạng ảnh

Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, tải lên mạng hoặc chia sẻ qua email? Hãy dùng chuột quét khối vùng cần trích xuất, sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK, sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.

Cập nhật số liệu thủ công

Theo mặc định, khi bạn muốn thay đổi một số liệu nào đó trong bảng tính thì các số liệu có liên quan cũng sẽ tự động thay đổi theo.

Đây là một tính năng rất hữu ích của Excel giúp cho bảng tính luôn được cập nhật. Nhưng đối với những bảng tính “khổng lồ” với hàng ngàn số liệu, việc cập nhật ngay khi vừa nhập liệu sẽ tốn nhiều thời gian, trong khi bạn vẫn còn phải nhập thêm hàng loạt số liệu khác.

Để tắt tính năng tự động cập nhật, bạn hãy vào Tab Formulas, sau đó click vào calculation options>manual. Về sau, khi bạn thay đổi xong các số liệu cần thiết thì chỉ việc nhấn F9 để Excel muốn cập nhật lại các số liệu có liên quan.

Tùy biến Quick Access Toolbar

Cũng giống như Microsoft Word, Excel cung cấp cho người dùng một menu nhanh chứa các lệnh mà bạn thường dùng nhất gọi là Quick Access Toolbar. Theo mặc định, menu này sẽ chỉ chứa nút lưu, hoàn tác, lặp lại thao tác… Bạn có thể tùy biến nó, đặt thêm nhiều công cụ thường dùng vào menu này để đẩy nhanh tốc độ làm việc.

Để làm được điều này, trên Excel 2007 bạn hãy nhấp vào nút Office, chọn Excel Options>Customize. Trên Office 2010, chọn file>Options> Quick Accesss Toolbar. Sau đó chọn những công cụ thường dùng chứa bên cột trái và nhấn “add”, sau đó click “Ok” để hoàn tất.

Thay đổi cách thức nhập liệu

Khi bạn nhập số liệu vào bảng tính, theo mặc định khi nhấn phím Enter thì con trỏ chuột sẽ nhảy xuống ô kế tiếp trong cột.

Nếu bạn muốn nhập liệu theo hàng ngang, tức là muốn khi nhấn Enter con trỏ chuột sẽ nhảy sang ô kế bên trái hoặc phải, hãy thay đổi lại bằng cách nhấp vào nút Office, chọn Excel Options hoặc (với Excel 2010 thì chọn File>Options), sau đó nhấp vào advanced và đánh dấu kiểm vào “After pressing enter move selection”, trong menu đổ xuống, bạn hãy chọn hướng di chuyển của con trỏ chuột mà mình muốn.

Nén hình ảnh

Các hình ảnh hoặc các yếu tố đồ họa sẽ làm tăng đáng kể dung lượng tập tin tài liệu, gây khó khăn khi bạn muốn chia sẻ trực tuyến. Vì vậy bạn cần nén nó lại bằng cách click vào hình cần nén, trên thanh công cụ bạn chọn Compress Pictures, sau đó nhấn vào option trong hộp thoại Compression Settings để chọn các mục đích nén như: nén để in, nén để xem qua máy chiếu hoặc web, nén để chia sẻ qua mail… Sau cùng bạn hãy nhấp Ok để hoàn tất.

Tạo mẫu tự động điền số liệu

Tự động điền (autofill) là chức năng tự nhập theo quy luật, giúp bạn nhập liệu nhanh hơn chỉ với thao tác kéo thả. Nhập hai giá trị đầu tiên trong hàng và cột để thiết lập một “quy luật”, sau đó nhấp vào rìa phải của ô đầu tiên để xuất hiện dấu “+”, sau đó kéo thả chuột để tự động điền số vào các ô kế tiếp.

Bạn có thể thêm các danh sách riêng bằng cách vào File/options (trong Excel 2010) hoặc nhấp vào nút Office, chọn Excel Options>Popular>Edit custome list. Tại đây bạn có thể thêm các danh sách theo dạng tuần tự như: xuân, hạ, thu, đông hoặc các dãy số theo quy luật nào đó.

Hiện/ ẩn các phím tắt

Đây là một chức năng thú vị ít được biết đến trong Excel 2007 và 2010. Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay trên thanh công cụ và tương ứng với từng công cụ đó. Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấn Alt + phím tắt tương ứng. Điều này giúp bạn không cần phải nhớ các tổ hợp phím mà vẫn có thể dùng chúng để tăng tốc độ làm việc của mình.

Sưu Tầm

4 thủ thuật trong Excel 2007 "Tuyệt hay"

Việc tiếp cận với Excel 2007 là một chủ đề khá mới mẽ, với sự nâng cấp phiên bản chắc chắn sẽ có nhiều điều thú vị, nhiều điểm mạnh trong bộ Office 2007, vì thế chúng ta dần dần khám phá những điều thú vị này, trong bài này tôi giới thiệu 4 tuyệt chiêu trong Excel 2007

1/ Tùy chỉnh Quick Acess Toolbar (với các ứng dụng khác trong bộ Office 2007 cũng làm tương tự): Quick Acess Toolbar là một thanh công cụ nhỏ ở bên cạnh Office Button, thanh công cụ này rất hữu dụng nhưng ít ai dùng tới nó vì quá nhỏ, ít công cụ lại quá xa vùng soạn thảo. Thủ thuật này sẽ làm cho nó hữu dụng hơn.

- Đầu tiên bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh Quick Access Toolbar rồi chọn More Commands.

- Trong cửa sổ Excel Options mới xuất hiện, tại combo box Choose Comand from bạn chọn All Command để thấy toàn bộ các nút lệnh

chọn một cái vừa ý ở khung bên trái rồi bấm nút Add để bổ sung thêm vào Quick Access Toolbar. Còn để xóa bớt một nút tại Quick Access Toolbar thì bạn chọn tại khung bên phải rồi bấm nút Remove. Sau khi làm xong bạn bấm OK là sẽ được một thanh công cụ với đầy đủ các chức năng cần thiết sẵn sàng để sử dụng.

- Tuy nhiên, để nó được gần vùng soạn thảo hơn thì bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh Quick Access Toolbar rồi chọn Show below the Ribbon. Và bạn sẽ có một thanh công cụ y hệt trong các phiên bản Office trước.

2/ Làm một dòng (cột) luôn xuất hiện trên các dòng (cột) khác: giả sử trong danh sách bạn tạo một dòng đề mục có nội dung là Số thứ tự, Tên hàng, Mã hàng… và lần lượt nhập nội dung vào các cột tương ứng. Nếu danh sách này quá dài và khi bạn kéo xuống dòng 10, 11… thì dòng đề mục sẽ biến mất và mỗi khi bạn cần tra cứu dòng đề mục này lại phải kéo danh sách lên rất tốn thời gian. Thủ thuật này sẽ giúp bạn.

- Bạn bấm chọn toàn bộ dòng hoặc cột cần được luôn xuất hiện rồi chuyển qua Ribbon View, bạn bấm vào nút Freeze Panes và chọn một trong các mục:

+ Freeze Panes: làm cho dòng, cột bạn chọn luôn xuất hiện dù bạn kéo bản tính đến đâu, với lựa chọn này bạn cần phải chọn chính xác dòng hoặc cột.

+ Freeze Top Row: làm cho dòng cao nhất trong bản tính luôn xuất hiện

+ Freeze Firtst Column: làm cho cột đầu tiên trong bản tính luôn xuất hiện

3/ In cả đường kẻ trong bảng tính Excel: thông thường, khi bạn in một bảo tính Excel ra giấy thì chỉ thấy các giá trị có trong ô mà không hề thấy đường kẻ đâu cả, muốn thấy đường kẻ bạn buộc phải chọn màu cho nó. Nếu muốn mặc định luôn in ra đường kẻ thì bạn làm theo cách sau:

- Chuyển qua Ribbon Page Layout và vào bấm vào nút Page Setup Dialog Box Launcher (nút mũi tên rất nhỏ bên phải chữ Page Setup).

- Trong cửa sổ Page Setup hiện ra bạn chuyển qua thẻ Sheet, tại mục Print bạn đánh dấu chọn vào Gridlines rồi bấm OK.

- Cũng có một cách đơn giản hơn, đó là tại thẻ Page Layout, tại phần Gridlines của mục Sheet Options bạn đánh dấu chọn chữ tại Print.

4/ Lưu bảng tính thành file PDF: để làm được việc này, bạn chỉ cần tải thêm một add-in hỗ trợ tại đây (934 KB). Sau khi tải về và cài đặt, khi bạn lưu lại một bảng tính, tại mục Save as type sẽ có thêm định dạng PDF.

Cách thêm ảnh vào Header hoặc Footer của văn bản Excel

Phần Header và Footer trong Excel được sử dụng để hiển thị các hình ảnh hoặc dòng chữ lặp lại ở cuối hoặc đầu mỗi trang của văn bản. Bạn có thể thêm ảnh vào phần này (logo của công ty hoặc những bức ảnh liên quan).

Bạn có thể sử dụng chúng cho toàn văn bản, hoặc thay đổi ảnh tùy từng trang.

1. Chọn Header and Footer trong phần View. Thanh công cụ Header and Footer sẽ xuất hiện trên màn hình. Phần Header và Footer của văn bản cũng sẽ xuất hiện.

2. Dưới thẻ Header/Footer kích vào Custom Footer rồi chọn phần phía bên trái

3. Để thêm ảnh, hãy kích vào biểu tượng Picture (biểu tượng thứ 2 từ bên phải sang) và chọn bức ảnh bạn muốn thêm.

4. Bạn có thể thêm thông tin về ảnh tùy ý, kích Ok để hoàn tất.

Sưu Tầm